Privacyverklaring VOD

/Privacyverklaring VOD
Privacyverklaring VOD2018-05-25T09:18:13+00:00

De Europese Unie vindt het belangrijk dat organisaties (bedrijven, instanties, verenigingen) die persoonsgegevens verwerken zich houden aan bepaalde verplichtingen en dat de rechten van de betrokken personen  gewaarborgd of zelfs versterkt worden.

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie. De AVG vervangt voor Nederland de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). De Autoriteit Persoonsgegevens begeleidt en bewaakt de invoering van de AVG in Nederland.

De Vereniging Oud-Dordrecht (VOD) heeft nagegaan wat dit betekent voor onze vereniging.

Onderstaand informeren wij u daarover.

Kern is dat beleid en afspraken nodig zijn omdat:

  • leden moeten weten hoe de VOD omgaat met de persoonsgegevens en zij daarmee moeten instemmen.
  • De VOD moet weten of de leden instemmen met de bewaring van persoonsgegevens en met de doelen waarvoor de VOD deze gegevens bewaart.

De VOD is een vereniging met als doelen (korte weergave van artikel 3 van de statuten):

  1. Het beschermen dan wel ontplooien van alle activiteiten dienstig tot het beschermen van het stadsgezicht van Dordrecht en van de wezenlijke onderdelen daarvan.
  2. Het waar nodig in eigendom verkrijgen of permanent of tijdelijk beheren van panden met het oogmerk deze in goede staat te brengen of te houden.
  3. Het opsporen en verzamelen van gegevens met betrekking tot de geschiedenis van Dordrecht
  4. Het wekken van belangstelling voor alle verzamelingen van gegevens over de geschiedenis van Dordrecht
  5. Het geven van adviezen voor het bereiken van deze doelstellingen.
  6. Het samenwerken met alle personen, instanties en instellingen die de belangstelling voor de schoonheid en de historie van Dordrecht willen activeren, de gemeentelijke en provinciale overheid daarin inbegrepen

Daartoe voert de VOD de volgende activiteiten uit:

  • activiteiten die, gelet op de doelstelling van de vereniging gebruikelijk zijn;
  • andere dan de hierboven bedoelde gebruikelijke activiteiten, als die door de ledenvergadering zijn goedgekeurd;
  • het verzenden van informatie aan de leden of begunstigers;
  • foto’s en videobeelden van activiteiten van de vereniging; als voorheen zal de VOD terughoudend zijn met het publiceren van beelden waarop personen herkenbaar in beeld zijn, dan wel zal aan hen toestemming tot publicatie worden gevraagd.
  • het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften;

Voor deze activiteiten heeft VOD de namen en contactgegevens van de leden nodig. De VOD heeft haar registratie functioneel ontworpen voor de doelen betaling van contributie, oproepen voor de ALV en de distributie van publicaties.

Wij bewaren persoonsgegevens alléén zo lang iemand lid is (tot opzegging, door royement of door overlijden) of heeft aangegeven geen nieuwsbrieven of publicaties meer te willen ontvangen, maar als lid moet kunnen worden opgeroepen voor de ALV. Om administratieve redenen blijven de gegevens bewaard tot uiterlijk het eind van het jaar volgend op de datum van opzegging, royement of overlijden.

De VOD verzamelt alleen de volgende gegevens:

  • naam, voorletters, geslacht, adres, postcode, woonplaats, E-mailadres en – optioneel – telefoonnummer;
  • een lidnummer en het bezorgrayon waar het lid of de begunstiger woont;
  • gegevens die betrekking hebben op de aard van het lidmaatschap;
  • gegevens voor het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften.
  • Vanaf 25 mei 2018: akkoordverklaringen privacyverklaring.

De gegevens worden vastgelegd in het systeem Davilex, een stand alone applicatie, en wel in gescheiden modules voor ledenlijst en distributie (door de 2e secretaris) en de contributie (door de penningmeester). De VOD beheert de gegevens in Davilex zelf. De webmaster heeft een van Davilex afgeleide lijst, met name voor de E-mailadressen.

Leden/bezorgers beschikken over een lijst met leden en hun woonadres voor de distributie van publicaties van de VOD in hun bezorgrayon. Er zijn momenteel 28 rayons. Adressen buiten deze rayons worden per post bediend.

VOD deelt uw persoonsgegevens niet met organisaties en individuen buiten VOD, behalve:

  • voor de eventuele organisatie van activiteiten door anderen voor leden van de VOD, bijvoorbeeld voor het organiseren van een evenement samen met andere instellingen of verenigingen,
  • verzending van E-mail loopt via MailChimp; dat bedrijf beschikt alleen over de E-mailadressen.

In deze gevallen zal de VOD verwerkersovereenkomsten sluiten om de persoonsgegevens te beschermen.

De VOD voert geen registraties van bijzondere persoonsgegevens, noch betrekking hebbende op artikel 1 van de Grondwet (geloof of politieke overtuiging), noch gericht op persoonskenmerken (het verrichten van prestaties, het bijhouden van vorderingen of van oordelen daarover).

De VOD is dan ook van mening dat de AVG aan de VOD geen opdracht geeft om bijzondere registraties te beëindigen, te toetsen of te melden.

De VOD werkt met vrijwilligers uit de leden. De VOD bewaart van de vrijwilligers geen aanvullende gegevens ten opzichte van de ledengegevens.

Een belangrijk punt in de AVG is dat een organisatie aangeeft hoe ledengegevens beschermd zijn, hoe leden toegang hebben tot hun gegevens en daarin zo nodig wijzigingen kunnen laten aanbrengen. Omdat ook bestaande leden hun rechten moeten kennen en het met het gebruik van hun gegevens door de VOD moeten instemmen wordt onderscheid gemaakt naar nieuwe en bestaande leden.

  • Nieuwe leden worden verzocht de privacyverklaring (volgt, is nog in voorbereiding) op de website van de VOD in te vullen en te accorderen. Daarna zal de VOD het nieuwe lid inschrijven.
  • Bestaande leden ontvangen de privacyverklaring bij in juni 2018 te distribueren VOD-publicatie. Een lid kan naar keuze dit document invullen, accorderen en terugsturen of het document op de website gebruiken.

Akkoordverklaringen van leden zullen worden bewaard, hetzij op papier, hetzij als PDF-bestand.

Mailberichten zullen alleen nog worden verzonden met de geadresseerde als bcc. Andere geadresseerden van het mailbericht zien dus uw mailadres niet.

De VOD acht het niet nodig om extra maatregelen te nemen die de AVG noemt, zoals het aanwijzen van een Functionaris Gegevensbescherming. Ook zijn op de VOD-registraties geen AVG-criteria van toepassing, die het uitvoeren een risicoanalyse noodzakelijk maken. Het VOD-bestuur heeft de tweede secretaris aangewezen als aanspreekpunt voor AVG-gerelateerde onderwerpen.

Datalek

Organisaties moeten alle datalekken documenteren en melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Met deze documentatie moet deze organisatie kunnen controleren of aan de meldplicht wordt voldaan.

Het bestuur ontvangt indien van toepassing uw melding van een datalek of constateert zelf een datalek. Het bestuur zal binnen 72 uur de Autoriteit Persoonsgegevens van de melding of constatering in kennis stellen. Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [art. 33.1 van het AVG].

In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de namens het VOD-bestuur aangewezen persoon daarvan een registratie bijhouden.

Uw rechten
Elk lid heeft tegenover het bestuur een aantal wettelijke rechten: inzage, verbetering of aanvulling, gegevens wissen, beperking van verwerking, overdracht van digitale data en het recht van bezwaar. Hierna worden die rechten toegelicht. Ook leggen we uit hoe u deze rechten jegens ons kunt uitoefenen.

Recht van inzage: Op uw verzoek zal het bestuur u schriftelijk mededelen of, en zo ja welke,  persoonsgegevens wij van u verwerken.

Verbetering of aanvulling: Als u inzage in de verwerking van uw persoonsgegevens hebt ontvangen, kunt u ons verzoeken onjuistheden te verbeteren of onvolledigheden aan te vullen. Het bestuur zal de reactie motiveren.

Verwijdering gegevens: U kunt het bestuur verzoeken uw persoonsgegevens in onze systemen te wissen in één of meer van de volgende gevallen:

  • Opzegging of royement van uw lidmaatschap
  • de persoonsgegevens zijn niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor wij deze hebben verwerkt;
  • u trekt uw toestemming voor (verdere) verwerking in; en er is geen andere grondslag voor verwerking meer;
  • u maakt gemotiveerd bezwaar, en er zijn geen dwingende redenen om uw bezwaar niet te honoreren;
  • de persoonsgegevens zijn onrechtmatig door ons verwerkt;
  • wij moeten uw persoonsgegevens op grond van een wettelijke verplichting wissen;
  • wij hebben uw gegevens door middel van mobiele telefonie- of internetdiensten verzameld.

Bezwaar: U mag te allen tijde bewaar maken tegen verwerking van persoonsgegevens die op u betrekking hebben.

Uitoefenen rechten: Wilt u van één of meer van uw hiervoor opgesomde rechten gebruik maken, dan kunt u contact opnemen met de VOD-ledenadministrateur, via het mailadres ledenadministratie@oud-dordrecht.nl, of via de VOD postbus 1124, 3300 BC Dordrecht. VOD zal op uw verzoek binnen 4 weken beslissen, tenzij het bestuur binnen die termijn laat weten meer tijd nodig te hebben.

Klachten: Heeft u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens? Dan wijzen wij u op de klachtenprocedure bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze instantie is bevoegd om kennis te nemen van uw klacht.

Dit beleidsdocument VOD en AVG is in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het bestuur behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring periodiek te actualiseren. De nieuwste versie wordt altijd op onze website gepubliceerd.